Het maken van een website is vaak projectmatig werken. Op deze pagina geef ik u enkele handige tips over projecten.
Strategie
Beginnen aan een groot ICT project kan soms veel tijd en geld kosten. Wanneer we weten dat de investering relatief hoog is, dan loont het om een goede lange termijn planning te hebben. We willen immers dat het project kans van slagen heeft. Bij een goede lange termijn planning komt vrijwel altijd een stukje strategie bij om de hoek kijken.
Strategie is niet altijd even makkelijk, maar gelukkig hoeven we daar vaak het wiel niet opnieuw uit te vinden. Er zijn veel mensen die geschreven hebben over ondernemerschap, politiek, projecten, of strategie in het algemeen. Desondanks blijft het soms lastig om te voorspellen of het de investering waard is. Er zijn echter wel manieren die kunnen helpen bij het beslissen of een investering het waard is en ook dat hangt samen met strategie. Eén manier die ik met u wil delen is een handige checklist.
Over de Bron van de Checklist
Eén bron met een handig lijstje, dat ook kan helpen te bepalen of een investering loont of niet, komt uit een heel oud Chinees boek. Van dit boek is een goede Engelstalige vertaling geschreven door een Engelse Sinoloog. Hoewel het originele boek militaire strategie beslaat, is het dermate algemeen geschreven dat de beschrijving van de strategie ook toepasbaar is op een onderneming, stichting of vereniging of andersoortige organisatie. Het lijstje leest in veel gevallen als een open deur, maar kan desondanks toch een enorm handig overzicht zijn.
De lijst volgt hieronder en verdere uitleg over de betekenis van de punten volgt na de lijst. Bij het lijstje komt geen geld bij kijken. Om te bepalen of een project kans van slagen heeft, heeft u uw boekhouder of accountant niet voor nodig. Anders gezegd zijn deze alleen nodig om te bepalen of u voldoende financiële middelen heeft om aan het project te kunnen beginnen, tenzij u dit uiteraard zelf al weet. Het blijft ergens ook vreemd dat er een financieel expert moet beslissen over iets waar hij of zij geen kennis van heeft genoten, in dit geval ICT.
Het lijstje werkt holistisch. Dat wilt zeggen het geheel is meer dan de som der delen. Het één versterkt het ander. Zijn alle punten in uw voordeel dan kunt u er zeker van zijn dat het project kans van slagen heeft en het eerder soepel zal verlopen dan tegenslagen zal kennen. Naarmate er meer punten in het nadeel zijn, kunt u dus wel verwachten dat de kans op moeilijkheden en eventueel dus ook hogere kosten groter wordt. Zijn echter alle punten in uw nadeel, bezint eer ge begint.
Project Strategie Checklist
(1) Houdt de eigenaar of houden de stakeholders zich aan de morele wet?
(2) Zijn de stakeholders voldoende bekwaam?
(3) Kunnen voordelen behaald worden uit de omgeving of het huidige klimaat?
(4) Is discipline afgedwongen?
(5) Is het netwerk van de eigenaar of stakeholders sterk genoeg?
(6) Is de bouwer of zijn de stakeholders voldoende getraind?
(7) Is de eigenaar consistent in het toepassen van beloning of straf?
Checklist interpreteren
Het eerste punt en laatste punt slaat eigenlijk op het handelen van de onderneming of organisatie. Een persoon kan nog zo aardig zijn en nog zo'n goed mens zijn, op het moment dat iemand verkeerde dingen doet, dan kunnen we logischerwijs begrijpen dat dit het kans van het slagen van een project in gevaar brengt. Dat luistert soms nauw en meer dan u op eerste gezicht zou denken. Soms is het zelfs een afweging. Is het doel van uw project bijvoorbeeld groei of consolidatie? Zo kunt u bijvoorbeeld korting geven aan nieuwe klant, moreel misschien prima te verantwoorden, maar draai het eens om en bekijk het vanuit het perspectief van een oude klant en deze zal u wellicht niet heel consistent vinden in de beloning. Maakt u echter duidelijk dat de korting alleen geldt voor het eerste jaar dan zal zowel een oude of nieuwe klant begrijpen dat het u er om te doen is om beide te overtuigen van uw goede prijs-kwaliteit verhouding.
Het tweede punt en zesde punt spreken ook voor zich, een timmerman die niet kan timmeren daar heb je weinig aan. Net zo goed geldt voor een verkoper, dat hij of zij weet hoe een product of dienst te verkopen.
Het derde punt is ook niet onbelangrijk. Als we niet de wil hebben om het project af te maken, dan komt het niet klaar. Ook dat is soms voor een ICT project nog niet zo makkelijk als het op het eerste gezicht lijkt. U kunt wel denken die programmeur of ontwerper doet al het werk, maar deze personen kunnen dingen nodig hebben van u, zoals tekst en foto's en zonder een goede webhost geregeld te hebben heeft u vaak ook geen website. Dat vereist dus soms ook wat discipline van de opdrachtgever van het project.
Voor het vierde en vijfde punt geldt dat iemand nog zo'n goede verkoper kan zijn, maar als het economisch klimaat slecht is, wordt verkopen soms eerder moeilijker dan makkelijker. Wat de omgeving betreft geldt dat ijs verkopen op de Noordpool of zand verkopen in de woestijn vaak weinig zinvol is. Kennen we niet de juiste mensen om ons heen, die we wel nodig hebben, dan is het zaak die eerst te vinden en te benaderen.
In het kort komt het dus hier op neer:
Denkt u nou van ik interpreteer al deze punten als in mijn voordeel, wacht dan niet langer, maar doe die investering in het project. Ik hoef u dan niet te zeggen "veel succes", want dat heeft u al.
O.O.D.A.
Nog niet overtuigt? Misschien dat u zich het volgende afvraagt. Interpreteer ik het wel correct? Ook voor het op antwoord op die vraag bestaat een handig lijstje. Dat is de OODA-loop. Een veel gebruikte en afgeleide variant heet de Plan-Do-Check-Act cyclus. PDCA wordt veel gebruikt in het bedrijfsleven en in de gezondheidszorg. Het lijstje is bedacht in de Verenigde Staten door een meneer Boyd. OODA staat voor:
(1) Observe, (2) Orient, (3) Decide, (4) Act.
In het Nederlands wordt dat:
(1) observeren,
(2) oriënteren,
(3) beslissen,
(4) uitvoeren.
Afgekort wordt dat dus O.O.B.U.
Dit lijstje is krachtiger dan het lijkt. Als de eerste twee stappen namelijk goed gaan, dan zult u merken dat de derde en vierde stap vanzelf gaan.
Met "observeren" wordt in dit lijstje bedoelt, "kijken hoe iets gebeurd" en "oriënteren" staat dan voor "informatie verzamelen".
Dus hoe te werk gaan? Stel we willen een website omdat ons bedrijf of organisatie dan beter wordt gevonden, of we onze klanten of leden kunnen informeren, of we dingen online kunnen verkopen. Dan is de eerste stap dat we kijken wie het kan bouwen. Daarvoor zouden we het portfolio kunnen bekijken. Weten we dan nog niet genoeg, want misschien is ons project anders dan de voorbeelden in het portfolio, dan gaan we door naar de tweede stap, namelijk informatie verzamelen. We kunnen dan vrijblijvend een gesprek aanvragen en tijdens het gesprek enkele vragen stellen.
We vragen dan bijvoorbeeld het volgende: (1) kunt u het bouwen? (2) Hoeveel kost het? (3) Wat heeft u nog verder nodig van mij? Als we die vragen positief kunnen beantwoorden, dan weten we dat we een beslissing kunnen maken om het wel te doen, want het project is dan uit te voeren.
OODA en ICT
Een oplettend lezer zal zich wellicht nu nog afvragen, maar wat heeft dit met ICT te maken? Meer dan het lijkt. Om goed een antwoord op die vraag te kunnen geven, komt een beetje geschiedenis bij kijken.
Boyd heeft gedurende zijn carrière enkele bijnamen vergaard. Eén bijnaam was Veertig-Seconden Boyd, omdat hij elke tegenstander uit de lucht kon krijgen binnen 40 seconden (Boyd was aanvankelijk luchtmachtpiloot). Een andere bijnaam was de Spartaanse Kolonel, omdat hij erg zuinig leefde. Nog een bijnaam was de Boze Majoor, die bijnaam kreeg Boyd, omdat hij nogal nors kon reageren wanneer onzin aan hem verteld werd.
We kunnen dus wel stellen dat OODA een no-nonsense aanpak is en een zuinige aanpak is. OK denkt u, maar wat is dan de band met ICT? Daar komt u zo aan toe.
Boyd wordt ook wel in verband gebracht met de ontwikkeling van de F-16. Als het om het ontwikkelen gaat van een nieuw vliegtuig, dan weten we dat dit hele goede voorbeelden kunnen zijn van dure, ingewikkelde en tijdrovende projecten. Hillaker de hoofd ontwerper van de F-16, heeft de theorie van Boyd gebruikt bij de ontwikkeling van dit vliegtuig. Als er al een nieuw vliegtuig ontwikkelt wordt, dan willen de politici graag weten dat het vliegtuig sneller, wendbaarder en beter is. Om dat te kunnen bewijzen moeten er veel ingewikkelde berekeningen uitgevoerd worden. Die berekeningen kunnen allemaal met de hand uitgevoerd worden, maar dat is langzaam, tijdrovend en dus duur.
Een betere manier is om een computer die berekeningen te laten uitvoeren. Als u nu denkt, "aha een computer kwam er bij kijken", dan snapt u nu ook wat de band is met ICT.
OODA voor u
Bent u nog niet overtuigt? Dan is het wellicht dat u zich afvraagt wat OODA in uw situatie kan betekenen.
Het antwoord op die vraag kan beter gegeven worden door het tegenovergestelde perspectief in te nemen, namelijk wat gebeurd er als u niet goed observeert en niet goed oriënteert? Dat kan met behulp van een aantal voorbeelden getoond worden.
Het Centraal Bureau van de Statistiek houdt jaarlijks de omzetcijfers bij van retail. Uit de cijfers van het CBS blijkt, dat retail met webshop een hogere omzet heeft, dan retail zonder webshop. We kunnen daaruit afleiden, dat retail zonder webshop, als het hun eigen omzet betreft, slechter observeert en slechter oriënteert, dan retail met webshop. Immers deze winkels zonder webshop kijken niet hoe iets gebeurd en zijn niet informatie gaan verzamelen. Hadden ze dat wel gedaan, dan hadden deze retailers zonder webshop kunnen inzien, dat een webshop openingstijden heeft van 24 uur per dag, zonder dat er een kassière voor nodig is om het open te houden.
Nog een voorbeeld. Mensen die een dagje uit willen, of lid willen worden van een stichting, of zoeken naar een goede jurist of accountant, zoeken ongeacht de leeftijd tegenwoordig op het internet. Vinden ze u daar niet op het internet, dan vinden ze u niet. Ook voor deze organisatie, stichting, jurist of accountant geldt, dat ze niet goed kijken hoe iets gebeurd en zijn niet informatie gaan verzamelen. Hadden ze dat wel gedaan, dan had deze organisatie, stichting, jurist of accountant kunnen beseffen, dat ze klandizie, toeristen of leden waren misgelopen.
Observeren en Oriënteren voor een website
Stel u bent nu overtuigt. Waarom blijft het maken van een goede website, zo moeilijk om te begrijpen? Daar zijn twee redenen voor. Dat komt, doordat er soms kennis voor nodig is om goed te kunnen observeren en goed te kunnen oriënteren. Dat iemand niet tot een beslissing komt, komt doordat er bij de eerdere twee stappen iets niet goed gaat. Er wordt niet goed gekeken of niet goed informatie verzameld. Vaak is de manier waarop we observeren en oriënteren cultuurgebonden. Wat het bouwen van een website lastig maakt is dat die kennis die eraan ten grondslag ligt (1) abstract is en (2) onbewust is.
Een stuk brood is bijvoorbeeld iets concreet. We kunnen het vastpakken en opeten. Onbewuste kennis is moeilijk verbaal of schriftelijk overdraagbaar. Onbewuste kennis kunnen we verkrijgen door het te ervaren. Het is die combinatie van abstract en onbewust wat het zo lastig maakt om het te begrijpen. Dat is waarom een webdeveloper of back-end ontwikkelaar gevraagd wordt om een website te maken, want de ontwikkelaar is sterk in abstract denken en/of heeft de nodige ervaringen opgedaan.
Als we dus die onbewuste en abstracte kennis zelf niet hebben, maar we wel willen dat ons project gaat slagen, dan is het dus belangrijk dat we (1) precies zijn in wat we willen en (2) duidelijke keuzes durven te maken. Houdt u dan ook aan de eerdere lijstjes, dan zult u zien, dat het als vanzelf gaat.
Samenvatting
Dus samenvattend voor de lezer:
Zo ja op deze vragen en:
Lukt het mij dan om:
Zo ja, dan lukt het! Waar wacht u nog op? Neem nu contact op!
© 2024 Wiebe Eling de Boer